日本のイベント企画会社が抱える業者管理の課題とAIソリューション

イベント業界の「見えない業務」

日本のイベント企画会社が管理する業者数は、1案件あたり平均15-30社。展示会規模では50社を超えることも珍しくありません。

各業者との調整に必要な作業：

• 見積依頼 → 比較表作成 → 発注書送付
• 納期確認 → 進捗催促 → 現場打合せ
• 請求書確認 → 支払処理 → 検収報告

1社あたり10-15通のメールと3-5回の電話。30社なら300通以上のメールと100回以上の電話です。

日本特有の課題

1. 「根回し」文化

日本のイベント業界では、正式な発注前に関係者全員への「根回し」が必要：

• クライアント側の担当者 → 上長 → 決裁者
• 自社の営業 → 制作 → ディレクター
• 業者への事前打診 → 正式見積依頼

この「根回し」だけで1-2週間かかることも。

2. 「言った言わない」問題

電話やFAXでの確認が多く、証跡が残らない。後から「そんな話は聞いていない」とトラブルになるケースが頻発。

3. 繁忙期の集中

3月（年度末イベント）、6月（株主総会）、10-11月（展示会シーズン）に案件が集中。この時期は全員が限界を超えた業務量を抱えます。

keelによるイベント業務の自動化

業者見積の一括管理

• 複数業者への見積依頼を一括送信
• 回答をリアルタイムで比較表に自動整理
• 未回答業者へのリマインドも自動

コミュニケーション履歴の自動記録

• メール、LINE、電話メモをすべて1つのスレッドに統合
• 「言った言わない」を完全に防止
• 検索一発で過去のやり取りを確認

進捗管理ダッシュボード

• 各業者の対応状況をリアルタイム表示
• 納期遅延のリスクを自動アラート
• クライアントへの進捗報告書を自動生成

請求・支払管理

• 業者からの請求書を自動照合
• 発注金額との差異を自動検知
• 支払スケジュールの管理とリマインド

導入事例：東京のイベント企画会社

導入前：

• 業者管理に週30時間（担当者2名）
• 年間3-5件の「言った言わない」トラブル
• 繁忙期は毎日残業4時間以上

導入後（6ヶ月目）：

• 業者管理：週12時間（60%削減）
• コミュニケーショントラブル：ゼロ
• 繁忙期の残業：平均1時間以下

まとめ

イベント業務の複雑さは、人手で管理する限り限界があります。AIによる業者管理の自動化は、品質向上とコスト削減を同時に実現できる数少ない手段です。